Base de Datos Access

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.

Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.

Concepto

Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada como de forma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades de información. (Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios cursos).

Características

-  Independencia de los Datos: Es decir, que los datos no dependen del programa y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos.
-  Reducción de la Redundancia: Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos contradictorios.

-  Seguridad: Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad de los datos.

-  Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.

    -  Permite realizar un listado de la base de datos.

    -  Permiten la programación a usuarios avanzados.

En una base de datos podemos introducir, entre otros, los siguientes tipos de datos:

- Vídeo: secuencias de imágenes.

- Gráficos: archivos de imagen que pueden modificar la base de datos.

- Sonido: archivos de audio.

- Lógicos: tratan de establecer relaciones entre los datos.

- Numéricos.
- Alfanuméricos.

Funcionalidades de una base de datos:

Las funciones más importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de base de datos son las siguientes:

- API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados acceder a algunos recursos internos del programa, para configurarlo.

- Soporte BD ¨S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los distintos Sistemas gestores de bases de datos.

- Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar búsquedas y consultas en la base de datos.

- Programación visual: permite crear una especie de lenguaje de forma gráfica, para establecer parámetros personalizados.

Microsoft Access

¿Qué es la base de datos Access?

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Posee distintas características y es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

Objetos o elementos que componen la base de datos Access

- Tablas: Unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.

-   Consultas: Aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

- Formulario: Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

-  Informe: Permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

-  Macro: Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

- Módulo: Programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

Conceptos básicos de una base de datos

Campo: Unidad básica de una base de datos.

Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargáramos en dicho campo, esta puede ser:

-   Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

- Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

-  Numérico: para introducir números

-  Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

-  Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

- Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

-  Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

-  Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

-  Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

-  Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

-  Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

- Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada.

Características de Access

Access posee un sin número de características que lo hacen una base de datos en donde se logra realizar diferentes bases de datos con un entorno moderno y sencillo, ya que posee elementos permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Páginas de acceso a datos

Una página de acceso a datos es una página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas que se utilizarán para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. También se pueden crear páginas que muestren registros agrupados jerárquicamente, de manera similar a los informes de Access.

Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras

Se pueden utilizar páginas para agregar, modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access; estas páginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden enviar en un mensaje de correo electrónico.

Ver registros agrupados de forma interactiva

En páginas agrupadas, puede ver sólo los detalles que desee mediante la expansión y contracción de los encabezados de grupo. También se pueden ordenar y filtrar registros.

Analizar datos y realizar proyecciones

Se pueden organizar datos de diferentes maneras mediante el uso de una lista de tabla dinámica; también se pueden realizar proyecciones y cálculos complejos mediante el empleo de un control de hoja de cálculo; finalmente, se pueden ver datos representados en un gráfico.

Mostrar texto HTML

Se puede almacenar código HTML en campos de la base de datos en uso y mostrarlo como texto HTML con formato en la página. Por ejemplo, si un valor de un campo incluye la etiqueta HTML que aplica al texto el formato de cursiva, <I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML dependiente en la página para mostrar el valor en cursiva.

Utilizar herramientas de diseño conocidas

En la vista Diseño, se pueden crear páginas utilizando barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones similares a las herramientas que se utilizan para crear formularios e informes.

Ventaja

-  Obtener mejores resultados con la interfaz de usuario de Office Fluent.

-  Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas. Con la biblioteca avanzada de soluciones prediseñadas, puede empezar a realizar el seguimiento de la información inmediatamente.

- Cree varios informes con vistas diferentes de la misma información. La creación de un informe en Office Access 2007 es una verdadera experiencia del tipo "lo que se ve es lo que se obtiene".

-  Crear tablas rápidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos. Gracias a la detección automática del tipo de datos, la creación en Office Access 2007 es tan sencilla como trabajar con una tabla de Microsoft Office Excel.

-  Disfrute de los nuevos tipos de campos para escenarios aún más avanzados. Office Access 2007 habilita nuevos tipos de campos como los datos adjuntos y los campos multivalor.

-  Actualizar y recopilar información directamente del origen. Con Office Access 2007, puede crear formularios si utiliza Microsoft Office InfoPath 2007 o HTML para recopilar la información de su base de datos.

-  Compartir la información con Microsoft Windows SharePoint Services. Comparta la información de Access con el resto del equipo usando Windows SharePoint Services y Office Access 2007.

-  Realizar el seguimiento de las listas de Windows SharePoint Services con las grandes capacidades de Office Access 2007.Use Office Access 2007 como interfaz de cliente avanzada para analizar y crear informes a partir de las listas de Windows SharePoint Services.

-  Trasladar datos a la tecnología Windows SharePoint Services para facilitar su tratamiento.Mejore la transparencia de los datos trasladándolos a Windows SharePoint Services.

-  Obtener acceso a información procedente de orígenes diversos. Con Office Access 2007 puede vincular a una base de datos tablas de otras bases de datos de Access, hojas de cálculo de Excel, sitios de Windows SharePoint Services, orígenes de datos de ODBC, bases de datos de Microsoft SQL Server y otros orígenes de datos. También puede usar estas tablas vinculadas para crear informes fácilmente y basar en ellos sus decisiones sobre un conjunto de datos más general.

Desventajas

-  Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL Server, y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones).

- Entre sus mayores inconvenientes figuran que no es multiplataforma, pues sólo está disponible para sistemas operativos de Microsoft, Su uso es inadecuado para grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta críticos.